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Políticas de privacidad

Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) y Manual de Manejo de Bases de Datos
INTRODUCCIÓN
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), es una compañía líder en Colombia que tiene como actividad
principal conectar fuerzas de venta y consumo con distribuidores y empresas de
catálogo por medio de una plataforma virtual compuesta por una página Web, una
comunidad en redes sociales y una aplicación móvil, para que los consumidores
ingresen, se informen sobre los productos de consumo exhibidos y puedan realizar
la transacción de compraventa directamente con los distribuidores y empresas de
catálogo de manera electrónica, y en general todo tipo de actividades
complementarias.
En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada
parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, normas
compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo
1074 de 2015 (Artículos 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.26.3.4), mediante el presente
documento se adopta la POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES con el propósito de proteger la información personal
brindada por los socios, proveedores, clientes, empleados, y cualquier otra persona
natural de la cual Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), obtenga o trate información personal.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del
Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la
información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), así como los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución
Nacional.
Así mismo, se pretende dar a conocer los derechos de los Titulares de los datos
personales y los canales necesarios para que estos puedan ejercer sus derechos,
dentro de los cuales se encuentran: los derechos al acceso, rectificación,
actualización, cancelación y oposición de la información personal cuyo tratamiento
se ejerce por Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), a través de consultas o reclamos.
DEFINICIONES
Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas
naturales determinadas o determinables.
Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los
titulares podrán ser: (i) suscriptores/asesores/consumidores de la plataforma; (ii)
vendedores/prospectos; (iii) catálogos y aliados de catálogo iv) todas aquellas
personas no vinculadas a Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) de quien se haga tratamiento de los
datos personales.
Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son
objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.
Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso
incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre
otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico,
opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.
Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es
relevante para el Titular.
Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el
titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general,
por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.
Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la
ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.
Habeas data: Es la facultad que tiene el Titular de los datos personales de exigir de
las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección,
adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en su
divulgación, publicación o cesión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los
datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le
serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales
serán usados sus datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o
privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de
datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o
privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos
personales por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que
custodia las bases de datos personales.
Transmisión: Es la comunicación de los datos personales cuando tenga por objeto
la realización de un tratamiento por parte del encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de
datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a
su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código
Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio
o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe,
compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos
personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes,
incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y
en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”
Formas de recabar los datos personales: Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) podrá conocer,
recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de
conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a
través de los siguientes medios: (i) Inscripción y uso de la aplicación guggisshop.com; (ii) Inscripción y uso de la página web de guggisshop.com; (iii) suscripción
de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja); (iv)
Inscripción como proveedor y aliado de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja).
PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección
de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes
principios:
Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales: El tratamiento de
datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad
reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones
que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada
al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse
con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de los datos personales debe
garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del
Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le competen.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del
tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de
2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los
términos de la misma.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones
de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento
sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas
previstas en la mencionada ley.
DERECHOS DE LOS TITULARES
En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y
la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia,
los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e
ilimitadamente los siguientes derechos:
Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.
Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento
Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y
Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las
demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Derecho a ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y
tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones
y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.
FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS
Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Clientes:
La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios de
Guggisshop.com., se realizará de las siguientes formas:
● Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que
acceden a la(s) plataforma(s) de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) por el uso de cookies.
Un ejemplo de los datos que se pueden almacenar automáticamente son
las URL, el navegador utilizado, dirección IP entre otros.
● Mediante el intercambio de correos electrónicos.
● A través del acceso a páginas Web, aplicaciones y redes sociales de la
compañía.
● A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.
● A través de llamadas telefónicas.
● Mediante eventos realizados por Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) o sus Aliados.
● Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos
Forma de recolectar los datos de los Trabajadores o candidatos
La recolección de datos personales de empleados se realizará de las siguientes
formas:
● A través de las hojas de vida académicas y profesionales de candidatos.
● A través del contrato de trabajo o de prestación de servicios.
● A través del formato de ingreso a Guggisshop.com. o formato de solicitud
de empleo.
● A través de plataformas de empleo.
● Mediante el uso de listas de entrada de los empleados a las instalaciones
de la empresa.
● En el desarrollo de entrevistas de trabajo o ejercicios de prospección.
● Mediante envío de información de empresas que tenga la calidad de caza
talentos y los titulares hayan suministrado los datos.
● Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARLs.
● A través de afiliación a las plataformas web ofrecidas por Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja).
Forma de recolectar los datos de la Fuerza de Venta
● A través del acceso a páginas Web, redes sociales y aplicación de la
compañía.
● A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.
● A través de formularios en físico.
● A través de convenios, alianzas y modelos de cooperación con aliados y
empresas de catálogo y relacionadas.
● A través de consumidores de catálogo y sus vendedores interesados
referidos.
Forma de recolección de Proveedores y empresas de Catálogo
La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las
siguientes formas:
● A través de ofertas de servicios.
● A través del intercambio de correos electrónicos.
● A través del contrato de cooperación.
● A través del contrato de prestación de servicios
● A través portafolios de servicios.
● A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
Forma de recolección de Socios / Aliados Angel
Recolección de los datos personales de socios / Aliados Angel
La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes
formas:
● A través de la suscripción de acciones.
● Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de
accionistas y sus respectivas convocatorias.
● A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de
comunicación con los accionistas.
● A través de presentaciones sectoriales y rondas de inversión con capital
ángel / semilla o actividades de Crowdfunding.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios / Clientes
La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de
usuarios de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) tiene como finalidad principal prestar los servicios
ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad.
Sin embargo, para poder desarrollar el objeto social de la empresa, de igual forma
se podrá hacer el tratamiento de los datos para las siguientes finalidades:
● Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos
personales dentro de los sistemas y archivos de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
● Creación y administración de la cuenta del usuario
● Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial
entre el Titular del dato personal y Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja).
● Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página
Web y aplicación, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la
relación de consumo de dichos productos.
● Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo
operativo y/o de administración de sistemas.
● Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo
con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los
servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
● Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros
de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de
medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de
texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página
web y la aplicación.
● Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al
usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades;
brindando de esta manera un mejor servicio.
● Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento
del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido,
personalizando presentación y servicio.
● Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
● Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de
beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa,
para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos
para ello.
● Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas
y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero; y direccionarlos a las
áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes
● Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control,
y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o
judiciales.
● Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en
los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
● Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes
● Tener acceso a centrales de riesgo para conocer los estados financieros
de los clientes.
● Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley,
especialmente el referente a la información de los libros y papeles del
comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años,
según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
● Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente a
proveedores y aliados con los que Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) desarrolle actividades
en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer
transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten
actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el
objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa
colombiana.
● Remitir información a los Encargados del tratamiento para facilitar y
mejorar la calidad del servicio de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
● Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones
financieras derivadas de la relación comercial
● Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas
para ello.
De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos
personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.
Finalidad de tratamiento de los datos de los trabajadores y candidatos
Antes de iniciar la relación laboral, Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) informará a los candidatos en
los procesos de selección las finalidades del tratamiento que se les dará a los datos
personales que suministren en dicho proceso, y se encargará de solicitar la
correspondiente autorización para su tratamiento, que se limitará a:
● Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de
los procesos de selección.
● Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos
empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida,
formularios, entre otros.
● Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos
de selección.
● Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de
los prospectos respecto de los criterios de selección.
● Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa.
● Envío ofertas de trabajo
La recolección y tratamiento de los datos personales de los empleados se hará con
el fin de desarrollar las actividades pactadas entre Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) y sus
trabajadores, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:
● Realizar mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre
el Titular del dato y Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
● Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo
operativo y/o de administración de sistemas.
● Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa,
para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de
obligaciones financieras.
● Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de
recaudo.
● Contacto de un acudiente en caso de emergencia
● Asegurar a los empleados al Sistema de Seguridad Social.
● Realizar la gestión de recursos humanos en temas relacionados con la
formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos
laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control
de horario y, en general, asuntos relacionados con nómina.
● Realizar la gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales,
pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas
● Solicitar información sobre cuentas de crédito, depósito, cumplimiento de
obligaciones financieras y gestión de fondos pensionales para el
acatamiento de las obligaciones a que haya lugar y el normal desarrollo de
la relación laboral.
● Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a su condición de
empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias
laborales, etc.
● Seguridad y control de acceso a los edificios
● Informar a los clientes sobre el equipo de trabajo.
● Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y
control
● Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas
o judiciales.
● Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se
establezcan en los contratos o que deriven de su actividad laboral
● Análisis y evaluación de la formación académica del empleado
● Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley,
especialmente el referente a la información de los libros y papeles del
comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años,
según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
● Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de
llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando
siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa
colombiana
De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos
personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.
Finalidad de tratamiento de los datos de la Fuerza de Venta y Consumidores
red Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
La recolección y tratamiento de datos personales de las fuerzas de Venta y
Consumidores se hará con el fin de controlar el servicio de intermediación que
ofrece Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) con las empresas de Catálogo y relacionadas y de esta
manera velar por el buen servicio al usuario; para ello se tendrán en cuenta las
siguientes finalidades:
● Llevar registro de entrada y salida del edificio de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja).
● Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa,
para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de
obligaciones financieras.
● Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo
operativo y/o de administración de sistemas.
● Brindar capacitación permanente a la fuerza de Venta y Consumidores
sobre el uso de la aplicación de la empresa.
● Llevar control del número de Vendedores y Consumidores existentes
dentro de la empresa
● Realizar gestión de estadísticas internas, con el fin de hacer seguimiento al
servicio.
● Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos
empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida,
formularios, entre otros.
● Creación de un usuario en los sistemas de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) para llevar a
cabo las funciones del Fuerza de venta y de Consumidores relacionados.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de Proveedores
La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará
con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual forma tendrá las
siguientes finalidades:
● Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios
relacionados con los proveedores.
● Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de
administración de proveedores y contratistas.
● Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo
operativo y/o de administración de sistemas.
● Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de
recaudo.
● Mantener un registro de la información de proveedores y Aliados.
● Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control
y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
● Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos
● Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones de
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja).
● Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y
prevenir el fraude.
● Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra
actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja).
● Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley,
especialmente el referente a la información de los libros y papeles del
comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años,
según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
● Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de
llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando
siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa
colombiana
● Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan
en los contratos o que deriven de su actividad
Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e
informada al Titular.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de Socios y Angeles de
inversión
La recolección y tratamiento de los datos personales de los socios de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de
derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo las
siguientes finalidades:
● Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.
● Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las
acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás
necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa
autorización de los mismos.
● Realizar Procesos al interior de la Institución, con fines de desarrollo
operativo y/o de administración de sistemas.
● Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los
derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.
● Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley,
especialmente el referente a la información de los libros y papeles del
comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años,
según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
● Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de
llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando
siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa
colombiana
Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e
informada al Titular.
AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un
requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del
tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes
presupuestos:
Previo: La autorización debe darse antes de proceder con el tratamiento.
Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.
Informado: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus
datos personales y los efectos que pueden derivarse del tratamiento de los mismos.
Todos los visitantes de las Plataformas de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) deben registrarse y
autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los
servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla
que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser
leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
Obtención de Datos Recolectados Antes de la Vigencia del Decreto 1377 de 2013
Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares obtenidos
antes de la vigencia del Decreto 1377 de 2013, se buscará obtener la autorización a
través de mecanismos eficientes de comunicación. Se entiende por mecanismos
eficientes de comunicación aquellos que la Compañía usa en el curso ordinario de
su interacción con los Titulares como correos electrónicos, llamadas telefónicas
entre otros.
CANALES DE ACCESO
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos
de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos
personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados,
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) habilitará canales de acceso para los Titulares.
Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al
Oficial de Protección de Bases de Datos Personales o al ÁREA DE COSTUMER
CARE/SERVICIO AL CLIENTE de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), por cualquiera de los
siguientes medios:
Vía electrónica: Al correo electrónico: guggispersonalizados@gmail.com o a través de la aplicación
solicitándolo a un agente de soporte del área de Servicio al Cliente.
Vía telefónica: a través del teléfono disponible en el servicio de soporte de la
aplicación o a los teléfonos de servicio expuestos en las páginas de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS
Las consultas, quejas o reclamos podrán ser presentados a través de un documento
con las características que se describen en cada uno de los supuestos o mediante
el botón de Contactanos que podrán consultar en www.guggisshop.com o al correo
guggispersonalizados@gmail.com
Consultas
Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas,
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al
interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que esta se
atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término. El documento de consulta deberá contener lo
siguiente:
1. Área de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) a la cual va dirigida
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular
En caso de que el causahabiente del Titular solicite la consulta, deberá adjuntar a la
consulta:
1. Área de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) a la cual va dirigida
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia Documento de identidad del Causahabiente.
4. Copia Registro civil de defunción del Titular.
5. Documento que acredite la calidad en que obra.
6. Copia documento de identidad del Titular.
7. Descripción completa de la consulta.
8. Dirección y datos de contacto del consultante.
● Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá
presentar:
1. Área de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) a la cual va dirigida
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia Documento de identidad del representante legal
4. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
5. Copia documento de identidad del Titular.
6. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la
tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la
calidad de representante o custodio del menor.
7. Descripción completa de la consulta.
8. Dirección y datos de contacto del consultante.
Quejas y/o reclamos
Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de
cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo será
de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de
recepción del documento. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que
será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la
queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde
la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá desistida la queja o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá
contener:
1. Área de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) a la cual va dirigida
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular
En caso de que el causahabiente del Titular presente la queja y/o reclamo,
deberá adjuntar:
1. Área de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) a la cual va dirigida
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular
4. Copia Documento de identidad del Causahabiente
5. Copia Registro civil de defunción del Titular.
6. Descripción completa de la consulta.
7. Dirección y datos de contacto del consultante.
8. Documento que acredite la calidad en que obra.

● Si se trata de un representante legal y/o apoderado:
1. Área de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) a la cual va dirigida
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular
4. Copia Documento de identidad del representante legal
5. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
6. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la
tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la
calidad de representante o custodio del menor.
7. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y/o queja.
8. El objeto perseguido.
9. Dirección y datos de contacto del reclamante.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) no recolectarán, almacenará o tratará datos sensibles, a menos
que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará
ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular
de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento
de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:
● Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del
Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
● Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades
legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG,
asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad
sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan
contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no
se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
● Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
● Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión
de identidad de los Titulares.
● Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa
en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto,
no serán obligatorias.
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los
autorizados expresamente por el Titular.
El acceso, circulación y tratamiento de datos sensibles será restringido, limitado y
con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo a lo establecido por la normatividad
vigente.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja). procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños,
niñas y adolescentes menores de 18 años. El uso de la plataforma solo es para
mayores de edad. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con
capacidad jurídica quieran usar el servicio deberán contar la autorización expresa
por parte de su representante legal.
De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad, Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
garantizará, como Responsable del Tratamiento, que dichos datos personales serán
tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la
Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos
personales vigentes.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un
tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos
que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y
requisitos.
● Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes.
● Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas
y adolescentes.
● Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y
autonomía debidas para entender el asunto.
En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y
adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos
personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no
se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.
TRANSMISIÓN Y O TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) podrá compartir la información de los datos personales con
aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto
social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.
La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las
reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de
control, especialmente las siguientes:
● Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos
personales, Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) se asegurará del cumplimiento de las
exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas
de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el
caso.
● De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el
país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de
protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en
Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la
que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de
protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a
menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:
1. Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la
transferencia o transmisión de datos.
2. Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el
tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que
les resulte aplicable.
4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en
los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de
reciprocidad
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el
Titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas
precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del
Titular.
VIGENCIA
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos
permanecerán en las bases de datos de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja). durante el tiempo que
sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este manual o para que
la Empresa pueda cumplir con sus deberes legales.
Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del
dato y finalidad de seguir con su tratamiento.
De ser necesario Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) se reserva el derecho a modificar la presente
Política de forma unilateral.
MANUAL DE MANEJO DE BASES DE DATOS DE Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
1. ¿A QUIÉNES ESTÁ DIRIGIDO ESTE MANUAL?
El presente manual está dirigido a personas trabajadoras o contratistas de
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) que tengan acceso a información de usuarios, clientes,
proveedores y en general terceros que tengan cualquier vínculo contractual
con Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
Se clasificarán en:
● Conocedores de la información y administración de la misma.
● Responsables de la custodia y en general de la información.
1. NORMATIVIDAD.
Las leyes que actualmente componen la normatividad colombiana sobre manejo de
la información personal son:
● Ley 1266 de 2008,
● Ley 1581 de 2012,
● Decreto 1377 de 2013
● Decreto 1074 de 2015
DEFINICIONES.
Las palabras que a continuación se enlistan tendrán significado que para el presente
documento se especifica, las palabras no definidas se interpretarán de conformidad
con el uso común que se le da por el idioma español.
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto
de Tratamiento;
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables;
4. Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales
por cuenta del Responsable del Tratamiento;
5. Formas de recabar los datos personales: Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) podrá conocer,
recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la
información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el
presente documento a través de los siguientes medios: (i) Inscripción y uso
de la aplicación móvil Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja); (ii) Inscripción y uso de la página web de
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja); (iii) suscripción de cualesquier tipo de contratos con
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja); (iv) Inscripción como proveedor / Aliado de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja).
6. Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos;
7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento;
8. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
9. Usuario: El titular de la información y quien está facultado para autorizar a
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) el uso de sus datos, en el contexto de la presente política de
tratamiento de datos personales Usuario podrán ser: (i)
suscriptores/Clientes de la plataforma; (ii) Contratistas/Fuerza de Venta
Compra; (iii) proveedores.
DEBERES DE LAS PERSONAS RESPONSABLES DE LA CUSTODIA DE LA
INFORMACIÓN A LAS CUALES ESTÁ DIRIGIDO ESTE MANUAL.
1. Leer y conocer las políticas instituidas para el manejo de información
personal.
2. Poner en conocimiento de usuarios, clientes, contratistas, proveedores y
en general terceros con los cuales Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) en virtud de sus relaciones
contractuales y comerciales obtenga, almacene y administre información
personal, la política y aviso de manejo de datos personales.
3. Guardar las constancias de aceptación de las políticas de habeas data de
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
4. Guardar estricta confidencialidad de toda la información personal que
conozca de usuarios, clientes, contratistas, proveedores y en general
terceros de los cuales Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) en virtud de sus relaciones contractuales
y comerciales obtenga, almacene y administre información personal.
5. Informar a sus superiores sobre temas relacionados con tratamiento de
información personal.
DEBERES DE LAS PERSONAS ENCARGADAS DE LAS PERSONAS A LAS
CUALES ESTÁ DIRIGIDO ESTE MANUAL.
PROCEDIMIENTO.
● Registrar las bases de datos que posea ante la Superintendencia de
Industria y Comercio “SIC”;
● Designar una persona responsable de la custodia y administración de la
Base de datos ante la SIC;
● Designar una persona o área que reciba, tramite y se haga responsable de
la administración de los datos personales.;
● Velar por que se dé estricto cumplimiento a lo consignado en las políticas
de manejo de datos personales de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja)
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS.
Las personas relacionadas en el numeral I del presente manual darán a conocer las
políticas instauradas y en caso de duda acercarse a su superior con el fin de que
éste imparta las indicaciones del caso particular.
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) podrá con la información recolectada de usuarios, clientes, contratistas,
proveedores y, en general, terceros, de los cuales Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), en virtud de sus
relaciones contractuales y comerciales obtenga, almacene y administre información
personal, realizar las siguientes acciones:
● Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos
en nuestra base de datos,
● Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada,
● Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación
y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados
como parte de estrategias internas de la compañía,
● Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como:
estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones,
referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados,
análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción,
ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa
de lealtad y servicio postventa,
● Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los
titulares del dato,
● Verificar, comprobar o validar los datos suministrados,
● Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y
mejoramiento de los productos, el servicio y la atención,
● Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía
contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo
los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos
obligados,
● Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país,
● Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a
terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas
naturales o jurídicas accionistas de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja),
● Vinculación como contratista o proveedor,
● Control y prevención del fraude, control y prevención de lavado de activos
y financiación del terrorismo,
● Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos
objeto de los servicios prestados,
● Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones
financieras derivadas de la relación comercial.
La información aportada por el usuario no será utilizada para actividades ilegales,
además será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para garantizar al usuario que la información no será adulterada,
perdida, consultada sin permiso o en uso fraudulento.
DERECHOS DEL TITULAR.
El titular de los datos tiene derecho a:
● Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales recolectados por
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) este derecho se puede ejercer entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
● Solicitar prueba de la autorización otorgada a Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja).
● Ser informado por Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja), previa solicitud, respecto del uso que le han
dado a los datos del titular.
● Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley.
● Revocar en cualquier tiempo la autorización y/o supresión del dato.
● Acceder en forma gratuita a los datos del titular contenidos en la base de
datos de Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja).
PROCEDIMIENTO PARA EJERCITAR LO DERECHOS DE LOS USUARIOS.
Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) ha implementado diferentes canales a elección del usuario para que este
pueda realizar las acciones encaminadas a dar las siguientes formas de ejercer sus
derechos de “Habeas Data”
1. Atención electrónica: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento
a través del portal de servicio al cliente disponible en la plataforma virtual,
previo agotamiento de los requisitos de legitimación para el ejercicio del
titular, a saber:
2. Ser titular de la información, acreditar la identidad en forma suficiente
mediante cualquier medio que Guggisshop.com (Corporación Economía Naranja) destine para ello.
3. Por los causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
4. Por el representante/apoderado del titular de la información, quien también
deberá acreditar tal calidad.
5. Por estipulación a favor de otro o por otro ejercitarán por conjunto de las
personas que estén facultadas para representarlos, e igualmente se
deberá acreditar tal calidad.
Los derechos de los menores de edad se ejercitarán por las personas encargadas
de su representación, e igualmente se deberá acreditar tal calidad.
● Atención escrita: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento
formal a la dirección descrita en los medios de la compañía, previo
agotamiento de los requisitos de legitimación para el ejercicio del titular,
según lo descrito en el literal a del presente acápite, mediante escrito
donde se especifique la dirección donde recibirá notificaciones y
respuestas.
● Atención verbal: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento
verbal en la dirección descrita en los medios de la Compañía, previo
agotamiento de los requisitos de legitimación para el ejercicio del titular,
según lo descrito en el literal a del presente acápite.
● Atención telefónica: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento a
través de la línea telefónica de atención disponible a través de la
plataforma virtual o al teléfono de contacto publicados en las redes de la
compañía, previo agotamiento de los requisitos de legitimación para el
ejercicio del titular, según lo descrito en el literal a del presente acápite.